Fleet manager: chi è, cosa fa e come gestisce la flotta

Il fleet manager è il responsabile della flotta aziendale: sceglie le auto, ne gestisce contratti, assicurazioni e manutenzione e risponde dei costi complessivi della mobilità dell’impresa. È una figura centrale in tutte le organizzazioni che muovono persone o merci, dalla grande distribuzione all’edilizia, dai trasporti alle reti commerciali.

Una precisazione utile prima di iniziare, perché genera parecchia confusione: fleet manager e mobility manager non sono la stessa cosa. Il secondo è una figura prevista da una norma di legge, con obblighi e requisiti precisi; il primo no. Ecco cosa fa davvero un fleet manager, quali competenze richiede e su quali voci incide il suo lavoro.

Di cosa si occupa un fleet manager

Il compito di fondo è governare il costo totale della flotta, non semplicemente comprare auto. Ogni scelta, dal modello alla formula di acquisizione, si riflette su bilancio, fiscalità e organizzazione del lavoro.

Le mansioni concrete coprono l’intero ciclo di vita dei mezzi.

• Selezione dei modelli in base alle esigenze operative e alla car policy aziendale
• Scelta della formula: acquisto, leasing o noleggio a lungo termine
• Gestione dei contratti di noleggio e leasing, dai chilometraggi alle scadenze



• Polizze assicurative, dalla RC obbligatoria alle coperture facoltative come kasko e furto incendio
• Manutenzione ordinaria e straordinaria, revisioni periodiche e cambio stagionale degli pneumatici
• Dismissione dei mezzi a fine ciclo, tra rivendita e rottamazione
• Adempimenti amministrativi: bollo, multe, carte carburante e telepedaggio
• Conformità normativa dell’intero parco circolante

A queste si aggiunge una responsabilità meno visibile ma decisiva: la car policy, cioè il documento interno che stabilisce chi ha diritto a quale categoria di auto, con quali limiti di spesa e quali regole d’uso. È lo strumento che traduce le scelte aziendali in criteri applicabili.

Figura interna o servizio esternalizzato

Il fleet manager non è per forza un dipendente dell’azienda. Nelle organizzazioni con flotte contenute la gestione viene spesso affidata a un fornitore esterno, una soluzione nota come fleet management esternalizzato, che permette di accedere a competenze specialistiche senza crearle internamente.

Esistono anche formule intermedie, in cui una figura interna mantiene le decisioni strategiche e la relazione con i fornitori, mentre attività operative come la gestione dei sinistri o la logistica delle manutenzioni vengono affidate all’esterno. La scelta dipende dalla dimensione della flotta, dalla dispersione geografica dei mezzi e da quanto la mobilità sia centrale nel modello di business.

Perché la fiscalità è il cuore del lavoro

È l’aspetto che distingue un buon fleet manager da un semplice gestore di pratiche. La normativa italiana lega il trattamento fiscale delle auto aziendali all’alimentazione, e questo rende la composizione della flotta una decisione economica prima ancora che tecnica.

Per le auto concesse in uso promiscuo, cioè utilizzabili dal dipendente anche per fini privati, il valore tassato in busta paga si calcola applicando una percentuale al costo chilometrico delle tabelle elaborate ogni anno dall’ACI, su una percorrenza convenzionale di 15.000 chilometri. Per i contratti stipulati dal 1° gennaio 2025 la percentuale è del 10% per le elettriche a batteria, del 20% per le ibride plug-in e del 50% per benzina, diesel e mild hybrid.

La differenza è enorme: a parità di modello e di utilizzo, l’imponibile di un’auto termica può valere cinque volte quello di un’elettrica. Le percentuali agevolate, inoltre, seguono il mezzo e non la persona, quindi restano valide anche se l’auto viene riassegnata a un altro dipendente.

Chi gestisce una flotta deve poi tenere conto di due novità introdotte dal decreto legislativo 148 del 7 agosto 2026: un incremento del 50% del valore imponibile per le auto immatricolate da oltre cinque anni e una maggiorazione del 5% per gli accessori non valorizzati nelle tabelle ACI. Sono modifiche che incidono sia sulla busta paga del dipendente sia sui contributi a carico dell’azienda, e che rendono l’età del parco circolante una variabile di costo.

Da ricordare anche le soglie di esenzione dei fringe benefit, pari a 1.000 euro annui per i lavoratori senza figli e 2.000 euro per chi ha figli a carico: superarle anche di un euro comporta la tassazione dell’intero importo, non solo dell’eccedenza. Sul fronte dei costi aziendali valgono invece le regole di deducibilità previste dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi, che cambiano a seconda della formula scelta, come spiegato nella guida al noleggio a lungo termine e alla sua deducibilità.

Gli strumenti di lavoro

La gestione di una flotta moderna passa da piattaforme digitali. I software di fleet management raccolgono in un unico ambiente scadenze contrattuali, costi per singolo mezzo, consumi e interventi di manutenzione, permettendo di individuare le anomalie prima che diventino spese.

I sistemi telematici installati a bordo aggiungono i dati di utilizzo reale: percorrenze, stile di guida, tempi di fermo. Servono a pianificare i percorsi, a dimensionare correttamente i contratti di noleggio e, nelle flotte elettrificate, a verificare se l’autonomia dei modelli scelti sia adeguata alle percorrenze effettive.

Completano il quadro le applicazioni per la gestione delle carte carburante, che oggi coprono anche le reti di ricarica elettrica: consentono al conducente di individuare i punti convenzionati e al responsabile della flotta di monitorare i consumi per mezzo e per conducente. Su questo fronte va ricordato che dal 2026 la gestione dei dati raccolti dai sistemi di bordo va impostata nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati personali, perché il monitoraggio riguarda anche i lavoratori.

Fleet manager e mobility manager non coincidono

È l’equivoco più diffuso e vale la pena chiarirlo, perché ha conseguenze pratiche. Il mobility manager è una figura prevista dalla normativa: il decreto Rilancio ne ha reso obbligatoria la nomina per le imprese e le pubbliche amministrazioni con più di 100 dipendenti nei comuni interessati, e il decreto interministeriale 179 del 12 maggio 2021 ne ha fissato requisiti e funzioni.

Il suo compito non è gestire una flotta, ma ridurre l’uso dell’auto privata negli spostamenti casa-lavoro dei dipendenti, attraverso il Piano Spostamenti Casa-Lavoro, un documento che va redatto e comunicato all’ufficio competente del comune.

Il fleet manager, al contrario, non è disciplinato da alcuna norma: non esistono requisiti obbligatori, né un obbligo di nomina. Le due figure possono coincidere nella stessa persona, e in molte aziende accade, ma nominare un fleet manager non assolve l’obbligo di legge relativo al mobility manager. Sono ruoli con finalità diverse: uno ottimizza la flotta, l’altro punta a farne usare meno.

Quali competenze servono

Non esiste un percorso formativo obbligatorio, ma il ruolo richiede un insieme di competenze piuttosto ampio. Servono basi di fiscalità applicata ai mezzi aziendali, capacità di negoziazione con noleggiatori e fornitori, conoscenza dei contratti assicurativi e dimestichezza con l’analisi dei dati.

Si aggiunge una componente di relazione interna spesso sottovalutata: la flotta tocca direttamente i dipendenti che la usano, e ogni modifica alla car policy, dal cambio di categoria all’introduzione di modelli elettrici, va spiegata e accompagnata. Un buon fleet manager, in questo senso, lavora tanto sui numeri quanto sulle persone.

Domande frequenti sul fleet manager