Manager nel mirino: come cambia il licenziamento tra frodi, privacy e prassi interne

Un dirigente di una banca sul cui computer aziendale viene rinvenuta una grande quantità di materiale pornografico. Un direttore amministrativo che autorizza un bonifico da circa 15 milioni di euro, convinto di eseguire un ordine del proprio superiore, per poi scoprire di essere caduto in una sofisticata frode informatica. E una manager inviata da un’azienda italiana negli Stati Uniti che riesce ad attribuirsi bonus non dovuti attraverso documentazione predisposta ad hoc, con conseguenze che arrivano fino al coinvolgimento delle autorità federali americane.

Tre storie molto diverse, accomunate da una stessa domanda: quando viene meno il rapporto di fiducia tra un dirigente e l’azienda e quando un comportamento è sufficientemente grave da giustificare un licenziamento?

È uno dei temi affrontati nel corso dell’incontro “Dirigente e licenziamento. I casi più ricorrenti e i più curiosi”, organizzato dallo Studio Marco De Bellis & Partners alla Terrazza Martini di Milano. L’appuntamento ha visto intervenire Ezio Siniscalchi, magistrato e già presidente del Tribunale di Bergamo; Giacinto Favalli, avvocato giuslavorista di Trifirò & Partners; Marco De Bellis, avvocato giuslavorista; Francesca Marinelli, professoressa associata dell’Università degli Studi di Milano.

Il licenziamento del dirigente: la fiducia non basta, servono fatti e prove

Nell’incontro è emersa la complessità che caratterizza il licenziamento di un dirigente. Marco De Bellis ha spiegato: «Nel rapporto dirigenziale l’elemento fiduciario assume un peso rilevante e un comportamento che potrebbe non essere sufficiente a giustificare il licenziamento di un altro dipendente può assumere una valenza diversa quando riguarda chi ricopre un ruolo di responsabilità. Ma la perdita di fiducia, da sola, non basta. I fatti devono essere contestati correttamente, la contestazione deve essere tempestiva e sufficientemente precisa e, in caso di giudizio, ciò che viene addebitato deve poter essere provato. Proprio per questo è estremamente difficile prevedere in anticipo e con assoluta certezza l’esito di una controversia: documenti, testimonianze e ricostruzione processuale possono modificare profondamente il quadro iniziale».

È in questo contesto che assume particolare importanza il ruolo di un consulente specializzato in diritto del lavoro, capace non soltanto di intervenire quando il contenzioso è già iniziato, ma anche di affiancare preventivamente l’impresa nella definizione delle procedure, nella valutazione della solidità delle prove, nella predisposizione delle policy interne e nella gestione delle possibili conseguenze di una decisione. I casi affrontati durante l’incontro mostrano infatti come un licenziamento dirigenziale possa coinvolgere contemporaneamente diritto del lavoro, privacy, utilizzo degli strumenti informatici, procedure aziendali, sistemi di controllo, responsabilità individuali e possibilità di conciliazione.

Il computer aziendale, la privacy e le regole che mancavano

Il primo caso riguarda il direttore generale di una banca di ispirazione cattolica. Durante un’attività di manutenzione del computer aziendale venne rinvenuta una quantità molto consistente di materiale pornografico. L’azienda contestò il comportamento e arrivò al licenziamento. La questione, tuttavia, era meno semplice di quanto potesse apparire. Nel caso specifico, l’utilizzo degli strumenti informatici aziendali non era disciplinato in modo rigoroso e dettagliato. La difesa si concentrò quindi anche sull’assenza di una regolamentazione sufficientemente chiara e sulle implicazioni relative alle modalità di controllo del computer e alla privacy del dipendente.

In seguito emersero ulteriori comportamenti personali del dirigente nell’utilizzo del computer aziendale durante una trasferta. Questi fatti, scoperti successivamente, non potevano diventare retroattivamente la ragione originaria del licenziamento, ma potevano essere valutati nel giudizio come elementi ulteriori nel quadro complessivo del rapporto fiduciario. La controversia si concluse con un accordo. Un ruolo importante fu svolto proprio dalla questione della mancanza di una disciplina interna sufficientemente rigorosa sull’utilizzo dei sistemi informatici e dalle domande poste dal magistrato alla banca su questo punto.

Nel corso dell’incontro è stata sottolineata anche l’importanza, nelle trattative conciliative, di formalizzare a verbale le proposte del giudice: un passaggio che può facilitare, all’interno dell’azienda, l’assunzione della decisione di raggiungere un accordo.

Una richiesta credibile e 15 milioni che scompaiono

Il secondo caso riguarda il direttore amministrativo di una multinazionale italiana, vittima di una sofisticata frode informatica. Il manager ricevette una comunicazione apparentemente proveniente dal proprio superiore, con la richiesta di effettuare urgentemente un bonifico collegato a un’operazione societaria. Insospettito, chiese ulteriori spiegazioni. La risposta conteneva però un’informazione che, secondo il suo giudizio, soltanto il reale interlocutore avrebbe potuto conoscere. Questo contribuì a convincerlo dell’autenticità della richiesta. Il bonifico venne quindi effettuato. La cifra coinvolta era di circa 15 milioni di euro. Soltanto una parte della somma sarebbe stata successivamente recuperata, mentre il resto risultò disperso. Il dirigente era inoltre ormai vicino alla fine della propria carriera.

L’azienda contestò il comportamento e procedette al licenziamento. La difesa sostenne che si potesse discutere di una condotta negligente, eventualmente anche grave, ma non di una partecipazione intenzionale alla frode. Venne inoltre posto l’accento sull’assenza o sull’insufficienza di procedure interne di controllo in grado di impedire che un’operazione di tale entità venisse portata a termine senza ulteriori verifiche. Il giudice confermò il licenziamento, ma focalizzando la propria decisione sulla negligenza ed escludendo il dolo. Una distinzione che ebbe conseguenze importanti anche sul piano assicurativo, consentendo all’azienda di attivare la propria copertura assicurativa.

Il caso evidenzia un aspetto oggi particolarmente rilevante per le imprese: la prevenzione delle frodi aziendali non è soltanto una questione tecnologica. Procedure autorizzative, controlli incrociati e corretta attribuzione delle responsabilità possono fare la differenza tra un tentativo di frode respinto e una perdita milionaria.

Dai bonus irregolari all’intervento dell’FBI

Il terzo caso affrontato nel corso dell’incontro si è verificato nel Maryland, negli Stati Uniti, ma ha coinvolto un’azienda italiana. La società aveva affidato a una propria dirigente la gestione della sede americana. La manager sarebbe riuscita, attraverso la predisposizione di documentazione ad hoc, ad attribuirsi bonus ai quali non avrebbe avuto diritto. Quando l’azienda si accorse delle irregolarità, procedette al licenziamento e chiese la restituzione delle somme. Ma a quel punto la vicenda aveva ormai superato i confini del semplice rapporto di lavoro.

Entrarono infatti in gioco anche le autorità federali americane e la questione coinvolse documenti relativi allo status della dirigente negli Stati Uniti e quindi anche profili connessi alla normativa sull’immigrazione. La vicenda espose così la manager non soltanto alle conseguenze del licenziamento e alle pretese economiche dell’azienda, ma anche a possibili conseguenze penali. Il caso mostra in maniera particolarmente evidente come una condotta nata all’interno della gestione aziendale possa rapidamente assumere dimensioni molto più ampie, soprattutto quando l’attività della società si sviluppa in più ordinamenti giuridici.

Prevenire prima di arrivare al licenziamento

I tre casi hanno offerto anche l’occasione per affrontare una questione centrale per le aziende: come evitare che situazioni di questo genere si verifichino o, almeno, come intercettarle prima che producano conseguenze gravi? Tra gli strumenti indicati durante l’incontro figura innanzitutto la separazione delle responsabilità nei processi autorizzativi: evitare, per esempio, che la stessa persona possa proporre, approvare ed eseguire autonomamente un’operazione.

Altrettanto importante è la gestione degli accessi ai sistemi informatici, che dovrebbero essere limitati alle effettive necessità professionali e adeguatamente tracciati. A questo si aggiungono controlli indipendenti sulle spese, sui bonus e sulle operazioni economicamente più rilevanti, oltre a sistemi efficaci di whistleblowing, che consentano di segnalare eventuali irregolarità attraverso canali protetti. Molte anomalie lasciano segnali all’interno dell’organizzazione prima ancora di trasformarsi in un caso giudiziario. Intercettarle tempestivamente significa proteggere l’impresa e i suoi amministratori, ma anche evitare che errori nelle procedure o nella gestione di una contestazione trasformino un problema interno in un contenzioso complesso.

In questo scenario, la consulenza giuslavoristica assume sempre più una funzione preventiva oltre che contenziosa. Non si tratta soltanto di intervenire quando il rapporto tra dirigente e azienda è ormai compromesso, ma di costruire prima regole chiare, procedure verificabili e strumenti adeguati per affrontare le situazioni più delicate. È proprio questo uno dei messaggi emersi dall’incontro organizzato dallo Studio Marco De Bellis & Partners: nel rapporto con il management, la tutela dell’impresa passa tanto dalla corretta gestione del singolo caso quanto dalla qualità delle regole predisposte prima che il problema si presenti.